Аудит транспортно-логистической системы компании как подготовка к внедрению ТМС

С чего именно следует начинать автоматизацию? По Э. Голдратту, успех и эффективность всей системы предопределяется управлением ключевым ограничением системы, когда, воздействуя на данное ограничение, мы добиваемся значительно большего эффекта, нежели в попытках оптимизировать систему в целом. Таким образом, всегда следует начинать с поиска «узких мест» и способов их расшивки. В большинстве случаев таким «узким местом» оказывается транспортная система предприятия и управление транспортом в частности.

При работе с транспортными системами, будь то собственный автопарк или наемный автотранспорт, внутренние перемещения либо внешняя доставка, мы сталкиваемся с типовыми проблемами.

Высокие затраты на собственный/ привлеченный транспорт вследствие неэффективности процессов и, как следствие:

•      Перерасход ГСМ по причине некорректного построения маршрутов либо злоупотреблений персонала;
•      Ошибки при планировании загрузки (ситуации, когда спланирован слишком большой объем на одно ТС либо транспорт недозагружен ввиду ошибок при выборе типа ТС) как следствие отсутствия алгоритмов подбора и несоблюдения (отсутствия) нормативов по коэффициентам загрузки;
•      Ошибки при планировании времени подачи а/т (простои в ожидание подачи либо «пробки» при загрузке);
•      Отсутствие инструментов контроля действий и произвольный выбор маршрутов водителем (отсутствие элементарных систем слежения типа ГЛОНАСС либо GPS);
•      Отсутствие KPI (коэффициентов эффективности выполнения грузоперевозки) и инструментов их отслеживания, что приводит к невозможности оценки эффективности работы персонала и транспорта в целом;
•      Отсутствие алгоритмов маршрутизации при планировании рейсов;
•      Неоптимальная дислокация складов при внутрипроизводственных перемещениям или в распределительной системе в целом;
•      Нарушение сроков доставки.

В этих условиях дополнительным фактором генерации транспортных издержек зачастую является рассмотрение транспортной системы отдельно от производственно-складской логистики, а также неоптимальность инфраструктуры и процесса снабжения, что, безусловно, сказывается на эффективности всей цепочки поставок.

Автоматизация в данном случае является наиболее актуальным способом расшивки проблемных участков транспортной системы. Почему же не происходит массовое внедрение автоматизированных систем управления даже в компаниях, имеющих автоматизацию на всех других участках операционной деятельности, если эти системы и есть тот самый волшебный пластырь от вышеперечисленных болезней?

Одна из фундаментальных причин – неэффективность существующих бизнес-процессов и отсутствие их формализованного описания. Можем ли мы автоматизировать хаос? Ответ очевиден – нет. Нельзя надеяться, что автоматизированная система управления транспортировкой, наложенная на проблемные зоны, моментально упорядочит процессы и внесет прозрачность и гармонию.

     Важный этап.

Хаотически протекающие процессы можно оцифровать, но они, не будучи способными создать систему взаимодействия, не будут работать. Автоматизации не получится. Зачастую многие компании хотели бы перейти на более высокие уровни цифровизации, но не готовы к внедрению даже простейших систем.

Поэтому важнейшим этапом автоматизации является проведение аудита (экспертизы) транспортной системы с целью описать имеющиеся бизнес-процессы, и определить узлы, требующие оптимизации. Данный подход справедлив как при назревшей оптимизации процессов логистики, так и при необходимости расширения производства, изменении географии доставки, появлении новых каналов сбыта в торговой компании, - словом, в любой ситуации, предполагающей изменение протекания существующих процессов. Задачами подобного проекта могут быть:

•      оценка существующей транспортной инфраструктуры с учетом расширения производственных мощностей (достаточность автомобильных дорог, дорожных сооружений, расчет стояночных и ремонтных боксов, потребность в транспортных средствах (в том числе на содержание дорог и транспортной инфраструктуры));
•      расчет численности персонала и определение структуры подразделений;
•      разработка эскизных, схематических, планировочных и иных решений для инвестиционных объектов.

Разумеется, все это должно аргументироваться нормативными документами, расчетами инвестиционных и операционных затрат.

В этом случае, первой целью проекта может быть отладка существующего процесса, а уже второй - производство необходимых мероприятий по его автоматизации и цифровизации. Подобный подход выстраивает основательную платформу для последующих действий – от обновлении автопарка до строительства транспортно-складской инфраструктуры.

Задачи проекта определяют и последовательность работ по нему. Так, первым и обязательным этапом проекта является аудит транспортной системы предприятия. Аудит (или экспертиза) направлена именно на выявление узких мест, и охватывает все сферы функциональной системы – от анализа структуры затрат до схем транспортировки и систем мотивации и контроллинга., Так, экспертизе подлежат:

1.    Анализ корпоративной стратегии компании
2.    Аудит логистической стратегии
3.    Анализ структуры логистических затрат на транспортировку продукции
4.    Анализ схемы транспортировки и применяемых видов транспорта
5.    Измерение показателей работы
6.    Аудит бизнес-процессов транспортного управления
7.    Аудит системы мотивации и контроллинга оценки эффективности работы сотрудника ТУ и ТУ в целом

«Расшивка» каждого из блоков экспертизы может быть представлена в виде простых блок-схем:

Формализация итогов экспертиз производится как в общестратегическом контуре, так и в тактическом, по направлениям аудита:

1. Стратегия логистики и её разрывы с корпоративной стратегией;
2. Заключение по оптимальности затрат / причины образования немотивированных издержек;
3. Расшивка узких мест в бизнес-процессах ТУ;
4. Расшивка узких мест в системе мотивации и контроллинге;
5. Расшивка договорной дисциплины с контрагентами.

По итогам экспертизы выявляются те самые точки приложения усилий по оптимизации, предваряющий любые действия по автоматизации процессов и системы в целом. Так, комплексный проект по оптимизации транспортно-логистической системы может включать в себя:

•          Разработку мероприятий по трансформации стратегии логистики;
•          Формирование бюджета затрат «ТО-ВЕ»;
•          Разработку мероприятий по реинжинирингу бизнес- процессов ТЛС;
•          Реинжиниринг системы мотивации сотрудников ТУ;
•          Реинжиниринг системы работы с поставщиками транспортных услуг;
•          Разработка системы контроллинга за эффективностью процессов;

А также разработку проекта по реализации стратегии управления процессами транспортно-логистической системы в информационной системе (что может служить первым и базовым шагом ко всем последующим действиям по автоматизации – внедрении автоматизированной системы управления транспортом любого уровня).