Аудит системы закупок и управления запасами как ключевой инструмент оптимизации

    Изменения геополитического ландшафта вызывают зеркальные изменения не только в бизнесе в целом, но и в задачах, которые встают перед отдельными компонентами этого бизнеса. Так, на фоне импортозамещения, отдельные компании идут в экспоненциальный рост, и логистика является тем укрепляющим элементом, которые этот рост поддерживает. И обратная ситуация: при трансформации бизнеса логистика является той зоной для оптимизации затрат, к которой ранее, возможно, не обращались.

    Одна из функциональных сфер логистики, к которой справедливо обращаются при оптимизации – системы управления запасами и закупками. Оптимизация процессов закупок и управления запасами позволяет снизить издержки, сократить объем средств, замороженный в запасах, повысить качество продукции и услуг, а также укрепить позиции компании на рынке.

    Одним из ключевых инструментов для достижения этих целей мы считаем аудит закупок. Аудит закупок - систематическое и независимое исследование процессов закупок и управления запасами внутри компании, которое, на наш взгляд, должно быть частью бизнес-культуры. Проводимый регулярно, подобный аудит позволяет адаптировать систему управления запасами к изменяющимся условиям рынка.

    Наши эксперты прошли хорошую школу в международных корпорациях и отечественных торговых и производственных компаниях, что позволяет им использовать широкий инструментарий для аудита закупок.

    Так, в работе консалтинга закупок нами широко применяются различные инструменты математического анализа на базе специализированного ПО, которые помогут выявить проблемные области и предложить оптимальные решения. С помощью загрузок и обработок статистических данных мы анализируем информацию о прошлых закупках, такую как объемы закупок, стоимость, сроки выполнения и качество поставок. Это позволяет выявить тренды, аномалии и проблемные области в системе закупок.

    Наши эксперты работают с набором оптимизационных моделей, которые позволяют определить оптимальные стратегии закупок, учитывая различные факторы, такие как стоимость, качество, сроки и риски. Математические модели могут помочь определить оптимальные объемы закупок, распределение заказов между поставщиками и оптимальные сроки поставок.

    Также для аудита закупок могут быть использованы методы анализа рисков. Математические модели риска позволяют оценить вероятность возникновения различных рисковых событий, таких как задержки поставок, повышение стоимости или недостаточное качество товаров. Это позволяет разработать стратегии управления рисками и принять меры для их снижения.

    И, разумеется, любимый инструмент наших экспертов - методы математического моделирования. Математические модели, применяемые на базе специализированного ПО, позволяют легко смоделировать различные сценарии и оценить их влияние на систему закупок. Например, можно провести моделирование для оценки эффективности различных стратегий закупок или для определения оптимального баланса между стоимостью и качеством товаров.

    Как же проводится услуга аудита запасов и закупок и последующая оптимизация отдела закупок?

    Первым этапом аудита закупок является сбор информации о текущих процессах закупок и управления запасами в компании. Это включает анализ документации, интервьюирование сотрудников, а также изучение внутренних процедур и политик. На этом этапе эксперты выявляют основные проблемы и узкие места в процессах закупок.

    Вторым этапом аудита является анализ собранной информации и выявление возможностей для оптимизации. Команда аналитического офиса проводит глубокий анализ данных и выявляет причины возникновения проблем в процессах закупок. Именно на этом этапе применяются различные инструменты анализа, о которых было сказано выше. На основе проведенного анализа разрабатываются рекомендации по оптимизации процессов закупок и управления запасами.

    Третий этап аудита закупок - разработка плана внедрения рекомендаций. Здесь подключаются наши функциональные консультанты, которые и разрабатывают проектное решение: комплекс мер по оптимизации процессов закупок и управления запасами. Также этап предполагает разработку маршрутной карты – плана их внедрения. Этот план включает в себя определение необходимых изменений в организационной структуре, процедурах и политиках, а также программу обучения сотрудников новым методикам работы.

    Четвертый этап аудита закупок – внедрение системы закупок на основе оптимизированных моделей. Мы активно сотрудничаем с руководством компании и отделом закупок для внедрения предложенных изменений, осуществляя авторский надзор за реализацией решений проекта. Мы помогаем внедрить новые процедуры и политики, проводим ассесмент-сессии для сотрудников по новым методикам работы и контролируем результаты.

    Как правило, уже по истечении одного-двух кварталов, можно видеть результаты аудита закупок, которые могут быть весьма значительными для компании с точки зрения сокращения издержек – до 25-30%. Это может быть достигнуто за счет сокращения времени на закупки, оптимизации процессов поставки и управления запасами, а также повышения эффективности использования ресурсов.

    Из сопутствующих эффектов аудита закупок можно назвать повышение качества клиентского сервиса – мы исключаем срывы в поставках продукции. Т.е. путем оптимизации процессов закупок можно улучшить контроль качества поставляемых товаров и услуг, а также повысить степень удовлетворенности клиентов. Это, в свою очередь, способствует укреплению позиций компании на рынке, предлагая более выгодные условия для клиентов и партнеров.

    Таким образом, аудит закупок является неотъемлемой частью успешного управления компанией. Он позволяет выявить проблемные моменты в процессах закупок и управления запасами, определить потенциал для оптимизации и разработать рекомендации по их устранению. Результаты аудита закупок могут быть значительными для компании, включая снижение издержек, повышение качества продукции и услуг, а также укрепление позиций на рыке. Поэтому, проведение аудита закупок является необходимым шагом для любой компании, стремящейся к успеху и эффективности.

    В заключение, аудит эффективности системы закупок требует использования различных инструментов и высокой экспертизы исполнителей. Анализ данных, оптимизационные модели, методы анализа рисков и математическое моделирование позволяют выявить проблемные области и предложить оптимальные решения для улучшения системы закупок. А регулярно проводимый аудит системы управления запасами и закупками помогает снизить затраты, повысить качество и эффективность закупок, а также управлять рисками.