От чего зависит эффективность системы закупок?
Даже если владельцу бизнеса или начальнику отдела закупок кажется, что система работает как часы, скорее всего, аудит поможет сократить издержки хотя бы процентов на 10. Чаще же мы видим ситуацию, когда внедренные изменения повышают эффективность системы закупок на 25–30 %.
Все эти издержки могут скрываться в разных элементах системы:
- прогнозировании потребностей в товаре;
- процессе формирования, размещения и исполнения заказов;
- пуле поставщиков и их условиях;
- неверной системе прогнозирования;
- неподходящей системе управления запасами.
Даже незначительные недочеты на каждом из этих этапов вместе складываются в ощутимые суммы, которые компания теряет или недополучает каждый месяц.
Когда нужен аудит системы закупок?
По нашему опыту найти недостатки и повысить эффективность системы закупок можно практически в каждой компании. Но если экономический эффект от оптимизации не превысит 1–2 %, возможно, вложения в аудит будут нецелесообразны.
Однако есть признаки, при которых провести аудит однозначно стоит:
- Склад забит товаром, который никуда не двигается месяцами. Неликвидный и низкооборачиваемый товар занимает место и замораживает средства. От него можно и нужно избавиться, а еще — сделать так, чтобы подобных «залежей» больше не было.
- Товара не хватает. Менеджерам по продажам часто приходится говорить клиентам, что товар придется ждать, а ждать хотят не все. Это обратная ситуация, которая опасна недополученной прибылью.
- Вы планируете расширение бизнеса. Даже если сейчас кажется, что система работает нормально, при расширении масштабируются и издержки. Текущая система закупок может не справиться с новыми объемами.
- Управление запасами отнимает слишком много времени руководителя. Если владельцу или генеральному директору постоянно приходится отвлекаться на проблемы в сфере закупок вместо того, чтобы решать стратегические задачи, значит система требует оптимизации.
Как мы в CLC проводим аудит системы закупок
Оптимальная система закупок сильно зависит от сферы деятельности, категорий товаров, масштаба организации. Чтобы подобрать решения, мы:
- Получаем от вас первичную информацию о сфере деятельности, количестве наименований и категориях товаров, объемах поставок и отгрузок, поставщиках, текущей системе прогнозирования.
- На первичной консультации подробно рассказываем, как проходит аудит, что мы будем делать и каких результатов стоит ожидать, чтобы вы могли точно определиться, нужна ли вам наша помощь.
- Заключаем договор, если вы решили, что аудит системы закупок вам нужен.
- Проводим аудит: выезжаем к вам и подробно изучаем, как работает ваша система закупок, каковы потребности в товаре и какие есть возможности для изменений в рамках текущего пула поставщиков или с учетом подбора новых.
- Презентуем результат. Передаем результат аудита вам с подробными комментариями и пояснениями.
Каких результатов стоит ожидать от аудита системы закупок
Результат аудита системы закупок — дорожная карта изменений с расчетом экономического эффекта для конкретной компании в 2–3 вариантах. Они отличаются:
- Объемом изменений, которые мы рекомендуем внедрить.
- Затратами и трудоемкостью реализации.
- Экономическим эффектом, который принесут изменения.
По нашему опыту, даже не самые радикальные перемены в системе закупок могут привести к сокращению издержек в закупочной деятельности на 10 %.
Не уверены, что аудит системы закупок сможет решить ваши проблемы?
Запишитесь на консультацию — наши эксперты подробно объяснят, как это работает, и вы сможете принять взвешенное решение.
