Аудит системы закупок

От чего зависит эффективность системы закупок?

Даже если вам кажется, что система работает как часы, скорее всего, аудит поможет сократить издержки хотя бы процентов на 10. Чаще же мы видим ситуацию, когда изменения повышают эффективность системы закупок на 25–30 %.

Все эти издержки могут скрываться в разных элементах системы:

• Бизнес-процессы управления системой: прогнозирование; размещение и исполнение заказов
• Пул поставщиков и их условия
• Системе управления запасами
• Система ценообразования и категорирования ассортимента, ассортиментная матрица и управление ей
• Система распределения товарных запасов

Даже незначительные недочеты каждого элемента складываются в ощутимые суммы, которые компания теряет или недополучает каждый месяц.

Когда нужен аудит системы закупок?

Признаки, при которых провести аудит однозначно стоит:

• Склад забит товаром, который никуда не двигается месяцами. Неликвидный и низкооборачиваемый товар занимает место и замораживает средства. От него можно и нужно избавиться, а еще — сделать так, чтобы подобных «залежей» больше не было.
• Товара не хватает. Менеджерам по продажам часто приходится говорить клиентам, что товар придется ждать. Это обратная ситуация, которая опасна недополученной прибылью.
• Вы планируете расширение бизнеса. Даже если кажется, что система работает нормально, при расширении масштабируются и издержки. Текущая система закупок может не справиться с новыми объемами.
• Управление запасами отнимает слишком много времени руководителя. Если приходится отвлекаться на проблемы в сфере закупок вместо того, чтобы решать стратегические задачи, значит система требует оптимизации.
• Растут транспортные затраты, связанные с перемещением запасов.
• Продажи говорят о непроходных ценах, рентабельность продаж идёт ниже нормы или падает.
• Ассортимент хаотично растёт и не управляется.
• Идёт рост численности отдела закупок и управления запасами.

Как мы в CLC проводим аудит системы закупок

Оптимальная система закупок сильно зависит от сферы деятельности, категорий товаров, масштаба организации. Чтобы подобрать решения, мы:

1. Получаем от вас первичную информацию о сфере деятельности, количестве наименований и категориях товаров, объемах поставок и отгрузок, поставщиках, текущей системе прогнозирования.
2. На первичной консультации подробно рассказываем, как проходит аудит, что мы будем делать и каких результатов стоит ожидать, чтобы вы могли точно определиться, нужна ли вам наша помощь.
3. Заключаем договор, если вы решили, что аудит системы закупок вам нужен.
4. Проводим аудит: выезжаем к вам и подробно изучаем, как работает ваша система закупок и управления запасами, каковы потребности в товаре, оцениваем текущее состояние запасов, проводим аудит бизнес-процессов, выявляем возможности для изменений в рамках текущего пула поставщиков или с учетом подбора новых.
5. Определяем нормативные показатели и эталонные бизнес-процессы. Формируем показатели эффективности для системы и мотивационные схемы персонала. Создаем маршрутную карту достижения эталонной модели управления запасами и определяем ресурсы и сроки.
6. Определяем необходимость и пул доработок автоматизированной системы управления запасами, формируем функциональные требования на доработку ИТ-систем.
7. Защищаем результат. Передаем результаты проекта вам с подробными комментариями и пояснениями в формате страт.сессии, круглого стола, конференции с рабочей группой. Согласовываем итоговые бизнес-решения в виде проекта «Закупки и управление запасами» и приступаем к этапу внедрения или трансформации системы закупок.
8. Внедрение. Мы аккуратно внедряем изменения, гибко применяем и адаптируем разработанные в проекте технологии. Мы обучаем персонал в ходе реализации проектных решений, работаем «в полях» - в конкретном департаменте и выводим команду на заданные показатели.

Каких результатов стоит ожидать от аудита системы закупок

Проект реализуется с предварительным планом и расчётом экономического эффекта в виде целевых KPI и дорожной карты изменений. Проекты отличаются:

• Объемом изменений, которые мы рекомендуем внедрить.
• Затратами и трудоемкостью реализации.
• Экономическим эффектом, который принесут изменения.

По нашему опыту, результаты аудита могут быть весьма весомы - оптимизация может достигать более 200% в запущенных ситуациях. Даже незначительные изменения в системе закупок могут привести к сокращению издержек в закупочной деятельности в среднем от 10% до 45%.

Основные направления оптимизации:

• Оптимизация запасов: в среднем 20% - 40%, за счет улучшения показателей оборачиваемости, и снижения доли неликвидных товарных запасов.
• Снижение затрат, связанных с транспортировкой запасов: от 5% - 15%;
• Рост рентабельности продаж за счёт оптимизации входящей себестоимости: от 2% - 15%;
• Улучшение показателей наличия запасов - в среднем не менее 90% обеспеченности ассортименту категории А.

Кроме этого, мы получаем систематизацию и прозрачность процесса закупок и управления запасами, снижение трудоёмкости процедуры закупок.

Не уверены, что аудит системы закупок сможет решить ваши проблемы?

Запишитесь на консультацию — наши эксперты подробно объяснят, как это работает, и вы сможете принять взвешенное решение.