Недочеты в работе системы управления запасами часто приводят к тому, что товара на складе бывает слишком много или слишком мало. И то, и другое оборачивается лишними издержками или упущенной выгодой — затратами на хранение «лишних» товаров, замороженными в продукции средствами, несостоявшимися продажами.
Аудит системы закупок поможет выявить этапы, на которых происходят эти ошибки, чтобы устранить их и выстроить эффективные процессы.
От чего зависит эффективность системы закупок?
Даже если владельцу бизнеса или начальнику отдела закупок кажется, что система работает как часы, скорее всего, аудит поможет сократить издержки хотя бы процентов на 10. Чаще же мы видим ситуацию, когда внедренные изменения повышают эффективность системы закупок на 25–30 %.
Все эти издержки могут скрываться в разных элементах системы:
- прогнозировании потребностей в товаре;
- процессе формирования, размещения и исполнения заказов;
- пуле поставщиков и их условиях;
- неверной системе прогнозирования;
- неподходящей системе управления запасами.
- системе ценообразования;
- системе категорирования ассортимента, ассортиментной матрице и управлении ей;
- системе распределения товарных запасов…
Даже незначительные недочеты на каждом из этих этапов вместе складываются в ощутимые суммы, которые компания теряет или недополучает каждый месяц.
Когда нужен аудит системы закупок?
По нашему опыту найти недостатки и повысить эффективность системы закупок можно практически в каждой компании.
Однако есть признаки, при которых провести аудит однозначно стоит:
- Склад забит товаром, который никуда не двигается месяцами. Неликвидный и низкооборачиваемый товар занимает место и замораживает средства. От него можно и нужно избавиться, а еще — сделать так, чтобы подобных «залежей» больше не было.
- Товара не хватает. Менеджерам по продажам часто приходится говорить клиентам, что товар придется ждать, а ждать хотят не все. Это обратная ситуация, которая опасна недополученной прибылью.
- Вы планируете расширение бизнеса. Даже если сейчас кажется, что система работает нормально, при расширении масштабируются и издержки. Текущая система закупок может не справиться с новыми объемами.
- Управление запасами отнимает слишком много времени руководителя. Если владельцу или генеральному директору постоянно приходится отвлекаться на проблемы в сфере закупок вместо того, чтобы решать стратегические задачи, значит система требует оптимизации.
- Растут транспортные затраты, связанные с перемещением запасов, а транспортный отдел разводит руками или обоснованно доказывает, что с их стороны все в норме.
- Продажи говорят о не проходных ценах, рентабельность продаж идёт ниже нормы или падает.
- Ассортимент хаотично растёт и не управляется.
- Идёт рост численности отдела закупок и управления запасами.
Как мы в CLC проводим аудит системы закупок
Оптимальная система закупок сильно зависит от сферы деятельности, категорий товаров, масштаба организации. Чтобы подобрать решения, мы:
- Получаем от вас первичную информацию о сфере деятельности, количестве наименований и категориях товаров, объемах поставок и отгрузок, поставщиках, текущей системе прогнозирования.
- На первичной консультации подробно рассказываем, как проходит аудит, что мы будем делать и каких результатов стоит ожидать, чтобы вы могли точно определиться, нужна ли вам наша помощь.
- Заключаем договор, если вы решили, что аудит системы закупок вам нужен.
- Проводим аудит: выезжаем к вам и подробно изучаем, как работает ваша система закупок и управления запасами, каковы потребности в товаре, оценивает текущие состояние запасов, проводит аудит процессов выявляем какие есть возможности для изменений в рамках текущего пула поставщиков или с учетом подбора новых.
- Презентуем результат. Передаем результат аудита вам с подробными комментариями и пояснениями. Аудит и презентация решений проводится в том числе путём специально организованных нами корпоративных мероприятий - круглые столы с представителями бизнеса кто напрямую зависит закупки и методы управления запасами (блок продаж и производства, финансов преимущественно), и стратегические сессии закупок и логистики. По итогу мы с Вами согласовываем итоговые бизнес-решения в виде проекта «закупок и управления запасами и приступаем к этапу внедрения или трансформации системы закупок и управления запасами, предварительным разработкой плана внедрений и изменений. Мы аккуратно внедряем изменения, гибко применяем и адаптируем технологии и лучшие практики, которые оптимально подходят специфике бизнеса Заказчика. Работа ведётся с людьми с процессом обучения в ходе проекта, работаем «в полях»; «в цеху», «складах» на строительной площадке, на производственном участке; в конкретном департаменте его отдела и направлениях в целях полного внедрения решения в бизнес.
Каких результатов стоит ожидать от аудита системы закупок
Проект реализуется с предварительным планом и расчётом экономического эффекта в виде целевых KPI b дорожной карты изменений. Проекты отличаются:
- Объемом изменений, которые мы рекомендуем внедрить.
- Затратами и трудоемкостью реализации.
- Экономическим эффектом, который принесут изменения.
По нашему опыту, результаты аудита могут быть весьма весомы - оптимизация может достигать более 200% при запущенных ситуациях. Даже незначительные изменения в системе закупок могут привести к сокращению издержек в закупочной деятельности в среднем от 10% до 45%.
Как правило, это блоки:
- Оптимизация запасов в среднем 20% - 40%, за счет улучшения показателей оборачиваемости, и снижения доли неликвидных товарных запасов.
- Снижение затрат, связанных с транспортировкой запасов - в среднем от 5% - 15%;
- Рост рентабельности продаж за счёт оптимизации входящей себестоимости в среднем от 2% - 15%;
- Улучшение показателей наличия запасов - в среднем не менее 90% обеспеченности по ходовому ассортименту.
Кроме этого, мы получаем систематизацию и прозрачность процесса закупок и управления запасами, снижение трудоёмкости процедуры закупок.
Не уверены, что аудит системы закупок сможет решить ваши проблемы?
Запишитесь на консультацию — наши эксперты подробно объяснят, как это работает, и вы сможете принять взвешенное решение.
