Аудит системы закупок
Найдём «узкие места» системы закупок
Подготовим план оптимизации
Высвободим замороженные средства
Поможем сократить издержки на 30 %
От чего зависит эффективность системы закупок?
Даже если вам кажется, что система работает как часы, скорее всего, аудит поможет сократить издержки хотя бы процентов на 10. Чаще же мы видим ситуацию, когда изменения повышают эффективность системы закупок на 25–30 %.
Все эти издержки могут скрываться в разных элементах системы:
- Бизнес-процессы управления системой: прогнозирование; размещение и исполнение заказов
- Пул поставщиков и их условия
- Системе управления запасами
- Система ценообразования и категорирования ассортимента, ассортиментная матрица и управление ей
- Система распределения товарных запасов
Даже незначительные недочеты каждого элемента складываются в ощутимые суммы, которые компания теряет или недополучает каждый месяц.
Когда нужен аудит системы закупок?
Признаки, при которых провести аудит однозначно стоит:
- Склад забит товаром, который никуда не двигается месяцами. Неликвидный и низкооборачиваемый товар занимает место и замораживает средства. От него можно и нужно избавиться, а еще — сделать так, чтобы подобных «залежей» больше не было.
- Товара не хватает. Менеджерам по продажам часто приходится говорить клиентам, что товар придется ждать. Это обратная ситуация, которая опасна недополученной прибылью.
- Вы планируете расширение бизнеса. Даже если кажется, что система работает нормально, при расширении масштабируются и издержки. Текущая система закупок может не справиться с новыми объемами.
- Управление запасами отнимает слишком много времени руководителя. Если приходится отвлекаться на проблемы в сфере закупок вместо того, чтобы решать стратегические задачи, значит система требует оптимизации.
- Растут транспортные затраты, связанные с перемещением запасов.
- Продажи говорят о непроходных ценах, рентабельность продаж идёт ниже нормы или падает.
- Ассортимент хаотично растёт и не управляется.
- Идёт рост численности отдела закупок и управления запасами.
Как мы в CLC проводим аудит системы закупок
Оптимальная система закупок сильно зависит от сферы деятельности, категорий товаров, масштаба организации. Чтобы подобрать решения, мы:
- Получаем от вас первичную информацию о сфере деятельности, количестве наименований и категориях товаров, объемах поставок и отгрузок, поставщиках, текущей системе прогнозирования.
- На первичной консультации подробно рассказываем, как проходит аудит, что мы будем делать и каких результатов стоит ожидать, чтобы вы могли точно определиться, нужна ли вам наша помощь.
- Заключаем договор, если вы решили, что аудит системы закупок вам нужен.
- Проводим аудит: выезжаем к вам и подробно изучаем, как работает ваша система закупок и управления запасами, каковы потребности в товаре, оцениваем текущее состояние запасов, проводим аудит бизнес-процессов, выявляем возможности для изменений в рамках текущего пула поставщиков или с учетом подбора новых.
- Определяем нормативные показатели и эталонные бизнес-процессы. Формируем показатели эффективности для системы и мотивационные схемы персонала. Создаем маршрутную карту достижения эталонной модели управления запасами и определяем ресурсы и сроки.
- Определяем необходимость и пул доработок автоматизированной системы управления запасами, формируем функциональные требования на доработку ИТ-систем.
- Защищаем результат. Передаем результаты проекта вам с подробными комментариями и пояснениями в формате страт.сессии, круглого стола, конференции с рабочей группой. Согласовываем итоговые бизнес-решения в виде проекта «Закупки и управление запасами» и приступаем к этапу внедрения или трансформации системы закупок.
- Внедрение. Мы аккуратно внедряем изменения, гибко применяем и адаптируем разработанные в проекте технологии. Мы обучаем персонал в ходе реализации проектных решений, работаем «в полях» - в конкретном департаменте и выводим команду на заданные показатели.
Каких результатов стоит ожидать от аудита системы закупок
Проект реализуется с предварительным планом и расчётом экономического эффекта в виде целевых KPI и дорожной карты изменений. Проекты отличаются:
- Объемом изменений, которые мы рекомендуем внедрить.
- Затратами и трудоемкостью реализации.
- Экономическим эффектом, который принесут изменения.
По нашему опыту, результаты аудита могут быть весьма весомы - оптимизация может достигать более 200% в запущенных ситуациях. Даже незначительные изменения в системе закупок могут привести к сокращению издержек в закупочной деятельности в среднем от 10% до 45%.
Основные направления оптимизации:
- Оптимизация запасов: в среднем 20% - 40%, за счет улучшения показателей оборачиваемости, и снижения доли неликвидных товарных запасов.
- Снижение затрат, связанных с транспортировкой запасов: от 5% - 15%;
- Рост рентабельности продаж за счёт оптимизации входящей себестоимости: от 2% - 15%;
- Улучшение показателей наличия запасов - в среднем не менее 90% обеспеченности ассортименту категории А.
Кроме этого, мы получаем систематизацию и прозрачность процесса закупок и управления запасами, снижение трудоёмкости процедуры закупок.
Не уверены, что аудит системы закупок сможет решить ваши проблемы?
Запишитесь на консультацию — наши эксперты подробно объяснят, как это работает, и вы сможете принять взвешенное решение.
Вопрос - ответ
ЭТАП 1. Исходная информация и аудит системы управления запасами/закупками
- После заключения договора и NDA работаем с процессами и цифровыми данными.
- Проводим анализ стратегии закупок, применяемых систем – управления запасами, прогнозирования и планирования, системы взаимодействия с коммерческими службами»
- Анализируем статистические данные по оборачиваемости, уровням потребления, состояния запасов по всей цепи товародвижения, категоризация и нормирование (ABC-XYZ-матрицы) согласно товарным группам и категориям
Аудит бизнес-процессов
- внутренние БП и операции
- межфункциональные БП
- внешние БП
- Управление поставщиками
Анализ имеющихся корпоративных информационных систем (КИС) и полноты отражения процедур и операций закупок, планирования и управления запасами
Ассесмент-сессия. Оценка ШР отделов. Система мотивации и KPI
ЭТАП 2. Экспертиза и аудит
Проводим экспертизу по направлениям и создаем цифровую модель существующей системы:
Продуктовый анализ. Состояние запасов и отклонения от нормативных значений
Бизнес-процессы и операции
- прогнозирование и планирование
- нормирование запасов в цепи поставок
- взаимодействие с поставщиками и размещения заказов
- учета запасов в КИС по сырью и ГП
- процедур выдачи сырья и списания в производство, учета незавершенной продукции
- перемещения и продажи
- бизнес-процессы и узкие места систем учета и управления – документация и отражение в КИС
ШР, система мотивации и KPI. Анализ результатов ассесмент-сессии.
Готовим отчет в составе заключений по итогам экспертиз и презентуем итоги заказчику.
ЭТАП 3. Разработка оптимизационных решений
Готовим цифровую модель эталонной системы по направлениям:
- Расчет нормативных значений. Разработка системы планирования закупок и формирования товарных запасов в разрезе товарных групп
- Формирование эталонной схемы бизнес-процессов «ТО-ВЕ» до уровня операций
- Показатели эффективности системы управления и метрик KPI
- Формирование организационной структуры отдела закупок и управления запасами
- Формирования профиля "логиста" и системы мотивации отделов закупок и снабжения на базе KPI
- Разработка регламентов и процедур управления системой
Разрабатываем функциональные требования к автоматизации закупок и управления запасами в рамках действующих и перспективных корпоративных информационных систем
Проводим обучения рабочей группы Заказчика (тренинг по управлению запасами в рамках разработанной маршрутной карты оптимизации)
- Разрабатываем маршрутную карту - план внедрения изменений с оценкой необходимых ресурсов и ожидаемого эффекта. Делаем оценку финансово-экономического эффекта.
- Прогоняем модель через собственную систему имитационного моделирования – для того, чтобы на модели представить итоговый результат оптимизации – в экономии на издержках и трудозатратах.
- Передаем готовый проект Заказчику. Сопровождаем внедрение решений
Подробнее об аудите закупок и управления запасами можно прочитать здесь
- Вы звоните или оставляете заявку на сайте
- В этот же день наш консультант связывается с вами для обсуждения задачи по аудиту
- В течение 3 рабочих дней делаем расчет предложения по вашему запросу и отправляем вам.
- Проводим конфколл и отвечаем на ваши вопросы. При необходимости проводим очную встречу. Согласовываем объем работ, сроки и планируемый результат
- Подписываем договор и NDA, график проекта и состав команд и приступаем к работе
Вся процедура от размещения заявки до старта проекта, как правило, занимает 1-2 недели
Обычно аудит системы управления запасами среднего предприятия занимает 5-6 недель, включая сбор данных, анализ и подготовку отчета. Мы также можем провести экспресс-аудит за 2-3 недели в случаях, когда нужны экстренные антикризисные меры или есть локальная (не комплексная) задача – например, нормирование уровней запасов, описание бизнес-процессов, регламентирование работы с тендерами и тендерными площадками, определение оптимальной системы управления запасами (об этом также читайте здесь)
Проект включает:
- детальный анализ текущей ситуации и узкие места в бизнес-процессах и управлении запасами, нормировании, системе прогнозирования и планирования, комплексе поддерживающих систем, системе учета и источниках сверхнормативных затрат, системе управления и мотивации персонала.
- количественные показатели эффективности и сравнение с отраслевыми стандартами
- нормирование и определение эталонной модели системы с набором показателей
- оптимизационные решения для достижения эталонной модели, план внедрения изменений с оценкой необходимых ресурсов и ожидаемый эффектом и маршрутной картой оптимизации и достижения заданных показателей (по уровню сервиса, нормативным затратам, оцифрованных результатов в управлении персоналом)
- расчет ФЭО – финансово-экономическое обоснование инвестиций.
Мы также предоставляем поддержку для внедрения рекомендаций.